Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'nda bulunan sunucular üzerinde çalışan bir bilgisayar yazılımıdır..

EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

• Yazışmaların standartlaşması,
• Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
• Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
• Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi hedeflenmektedir.

• Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir.
• Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir.
• Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir.
• Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
• Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
• Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar.
• Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir.
• Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm birimlere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
• İzne çıktığımızda görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
• Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
• Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar.
• Dijital imza ile birlikte yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır.
• Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır.

• Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
• Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
• Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
• Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
• Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
• Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.

Elektronik İmza (e-imza) elektronik belgelere eklenen, kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik bir veridir. Islak imza nasıl bir kağıda atılan imzanın size ait olduğunu ispatlamaktaysa, e-imza da herhangi bir elektronik dökümana eklenen imzalama verisinin size ait olup olmadığını ispatlamaktadır. E-imza, imzalayan kişinin kimlik doğruluğunu ispatlar; imzalanan verinin içeriğinin başka bir şahıs tarafından değiştirilip değiştirilmediğini ortaya koyar. E-imza'nın atılabilmesi için kişiye ait bir Nitelikli Elektronik Sertifika'nın (NES) olması gerekir.

NES, nüfüs cüzdanı, sürücü belgesi veya diğer kimlik belgeleri gibi kişinin kimliğini ispatlaması için elektronik ortamda kullanılan elektronik dosyadır. E-imza, NES kullanılarak oluşturulur. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre sadece gerçek kişiler e-imza oluşturabilir.

NES kullanarak imzalama işlemi gerçekleştirebilmesi için e.imza setine sahip olunması gerekmektedir. E-imza seti, elektronik sertifika verisi, akıllı kart ve akıllı kart okuyucusundan oluşmaktadır. E-imza setine Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilmiş Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı'na (ESHS) şahsen başvurarak sahip olunabilmektedir.

EBYS Yazılımında, e-imza çubuğunu T.C. Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi'ne kayıtlı Cumhuriyet Üniversitesi Akademik/İdari birimlerinde üretilen resmi belgelere son imzayı atan en üst birim yöneticileri ve vekalet bırakabileceği yardımcıları kullanabilir. Devlet teşkilatı veritabanına kayıtlı Cumhuriyet Üniversitesi Akademik/İdari birim listesi e-imza çubuğu olması gereken idari makam ünvanları için tıklayınız.

• 1. E-İmza çubuğunuzun ücretini kurum karşılamasına rağmen kişiye özeldir, kurumun üzerinde bir tasarrufu yoktur. Sertifika üç yıllığına geçerlidir. Eğer amirlik göreviniz devam ediyorsa sertifikanın bitmesine birkaç ay kala Bilgi İşlem Daire Başkanlığına başvurarak sertifikanın yenilenmesini isteyebilirsiniz.
• 2. E-İmza sertifikasını ve çubuğunu TÜBİTAK - KAMUSM (Kamu Sertifikasyon Merkezi) üretir ve özel kurye ile sahibine bizzat teslim eder.
• 3. E-İmza çubuğunu aldığınızda yapmanız gereken ilk işlem PIN/PUK kodunu KAMUSM web sitesinden edinmenizdir.
  Bunun için http://www.kamusm.gov.tr/islemler/sertifikami_aldim_ne_yapmaliyim adresi ziyaret edilerek işlemler adım adım takip edilmelidir.
• 4. E-İmza çubuğuna ait PIN/PUK kodu çok gizli bir şifre olup, EBYS yazılımında çubuk bilgisayara takıldıktan sonra bu kod girilerek e-imza gerçekleştirilecektir. PIN/PUK kodu kimseyle paylaşılmamalıdır. Çünkü dağıtılan E-İmza çubukları kişiye özel bir cihaz olup e-devlet girişinden, şirket kapatmaya kadar bir çok özel işte internet üzerinden işlemler rahatlıkla yapılabilmektedir.

Cumhuriyet Üniversitesi Teşkilat Listesi, T.C. Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS)'den alınmıştır. Listede ismi bulunmayan birim sorumluları DETSİS sisteminde kayıtlı olup olmadıklarını doğruladıktan sonra Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'na telefonla başvurabilirler. Bir personelin birden fazla birimde görevi var ise sadece birine başvurabilir.

Kağıt üzerindeki grafik ve resimleri (renkli ya da siyah-beyaz) bilgisayara aktaran cihazlara TARAYICI (SCANNER) denir. Tarayıcılar, dekanlık/müdürlük/daire başkanlığı gibi birimlerin evrak kabul bürolarına birer adet dağıtılmıştır. Tarayıcı cihazlar, birimlerde evrakları ilk kabul eden yada karşılayan memurun bilgisayarına bağlanmalıdır. Evrakların büyük bölümü EBYS'nde oluşturulacak ve diğer birimlere/kişilere havale edilecektir. Ancak ıslak imzalı olarak gelen dış yazılar, dilekçeler, izin belgeleri vb. evraklar sisteme aktarılması için tarayıcılar kullanılacaktır. Evraklar çoğunlukla siyah beyaz taranmalı ve PDF olarak sisteme aktarılmalı. Aynı şekilde e.posta ile veya flash bellekle getirilen ya da herhangi bir cihazdan (örneğin fotokopi makinelerinden) alınacak PDF'e dönüştürülmüş evraklar da EBYS Yazılımına aktarılabilir.

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından birimlere teslim edilen tarayıcı XEROX Documate 3220 model cihazdır. Teslim edilen kutu içerisinde bağlantı ve kurulum için tüm materyallar bulunmaktadır.

• 1. Tarayıcıyı kutudan çıkarınız ve tarayıcı üzerinde ne kadar kırmızı bant var ise çıkarınız.
• 2. Tarayıcıyının elektrik bağlantısını yapınız.
• 3. Tarayıcıyı ile Bilgisayar arasını kutu içerisinden çıkan USB kablosu ile bağlayınız.
• 4. Kutu içerisinde çıkan CD-ROM'u bilgisayarınıza takınız ve kurulum programını çalıştırınız veya tarayıcaya ait sürücüyü (driver) buradan indirerek çalıştırınız
• 5. Ekrana gelen menüden tüm program ve sürücüleri kurunuz.
• 6. Tarayıcı programını kullanarak aşağıdaki adımlara göre test taramasını yapınız.
• - BAŞLAT menüsünden AYGITLAR VE YAZICILAR sekmesini tıklayınız.
• - XEROX Documate 3220 aygıtını mouse sağ tuşu tıklayınız ve açılan alt menüden TARAMAYI BAŞLAT linkine basınız.
• - Tarayıcının üst tablasına tek sayfadan oluşan bir evrak koy.
• - Siyah ve Beyaz, A4 (Dikey), 200 dpi çözünürlük, Boş Orijinallari Atla, Orijinale Kes, Resmi Düzelt, Kenarları Temizle ve ADF kutucukları çentikli olarak TARAMA düğmesine bas.
• 7. Düzgün kurulmuş tarayıcı EBYS Yazılımı içerisinden de otomatik görülecektir.

ÇALIŞTIR butonuna basınız

• 1. http://www.kamusm.gov.tr web sitesine girilir.
• 2. ONLINE İŞLEMLER menüsünden NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA İŞLEMLERİ alt menüsüne tıklanır.
• 3. ŞİFRELİ GİRİŞ butonuna basılır.
• 4. KİMLİK NUMARASI, GÜVENLİK SÖZCÜĞÜ ve RESİMDEKİ YAZI bilgileri girilir. Buradaki GÜVENLİK SÖZCÜĞÜ, kamusm sayfasına e-imza çubuğu için ilk başvuru bilgileri doldurulurken girilen sözcüktür. Unutanlar GÜVENLİK SÖZCÜĞÜMÜ UNUTTUM butonuna basarak sözcüğün ilk başvuruda kayıt ettirdikleri (muhtemelen kurumsal e.posta) adresine gelmesini sağlayabilirler.
• 5. Telefonunuz doğruysa ONAY butonuna basınız. Yanlış yada değiştirilmiş ise 444 5 576 numaralı çağrı merkezini arayarak gerekli düzelttirme yaptırılabilir.
• 6. Cep Telefonunuza gelen SMS Onay Kodunu giriniz.
• 7. PIN/PUK bilgisi butonuna basınız.
• 8. PIN numaranız ekranda gözüken sayısal bilgidir. Lütfen kimseyle paylaşmayınız. Ekranını kapatınız.

ONLINE İŞLEMLER menüsünden NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA İŞLEMLERİ alt menüsüne tıklanır.

• 1. BAŞLAT'ı tıklatın, BİLGİSAYAR'ımı sağ tıklatın ve sonra ÖZELLİKLER'i tıklatın.
• 2. SİSTEM TÜRÜ yanında "64 BİT İŞLETİM SİSTEMİ" yazısı görünüyorsa, Windows İşletim Sisteminin 64 bit sürümünü çalıştırıyorsunuz demektir.
• 3. SİSTEM TÜRÜ yanında "32 BİT İŞLETİM SİSTEMİ" yazısı görünüyorsa, Windows İşletim Sisteminin 32 bit sürümünü çalıştırıyorsunuz demektir.

• 1. Adım 1'de anlatıldığı şekilde belirlenen işletim sistemi sürümüne uygun olarak JAVA programlarını aşağıdaki linkten indirerek kurunuz.
  32 Bit JAVA 8.73 indir.
  64 Bit JAVA 8.73 indir.
• 2. Yukarıdaki linkte görülen java sürümleri eski ise veya kullanmak istemiyorsanız JAVA programının orijinal web sitesi http://www.java.com adresine erişerek işletim sisteminizin sürümüne uygun olan java programını indirerek kurabilirsiniz.

ADIM 3: AKIS akıllı kart sürücüsünün bulunduğu program ve yardım kılavuzunu aşağıdaki linklerden indirerek kurunuz.

• 32 Bit AKIS Sürücü indir (AKIS_Yonetici_x86-Beta(2.3).msi)
• 64 Bit AKIS Sürücü indir (AKIS_Yonetici_x64-Beta(2.3).msi)
• Akis Sürücüsü Kurulum Kullanım Kılavuzu
• Buradan kurmak istemezseniz veya Linux, MAC işletim sistemleri için sürücü indirme linki

ADIM 4: E-imza sını 01.01.2020 tarihinden sonra alanlarda E-İmza kök sertifika sorunu için yapılcak işlem;
C:\Kullanıcılar\Kullanıcı_adınız\.sertifikadeposu" klasörünün içindeki "SertifikaDeposu.svt" dosyasını siliniz ve aşağıdaki dosyayı bu klasöre kopyalayınız.
NOT:Java sürümünün JAVA 8.231 versiyonundan yukarı bir sürüm olmaması gerekir.

• SertifikaDeposu.svt

AKIS Akıllı Karta Ait Sürücünün (Driver) Kurulum Ekran Görüntüleri

ÇALIŞTIR butonuna tıklayın..

İLERİ butonuna tıklayın.

LİSANS SÖZLEŞMESİNİ KABUL EDİN ve İLERİ butonuna tıklayın.

KULLANICI ADI kutusuna ad soyadınızı, KURULUŞ kutusuna Cumhuriyet Üniversitesi yazın ve İLERİ butonuna tıklayın.

TAM yuvarlağını seçin ve İLERİ butonuna tıklayın.

YÜKLE butonuna tıklayarak kurulumu başlatın.

SON butonuna tıklayarak kurulumu bitirin.