
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'nda bulunan sunucular üzerinde çalışan bir bilgisayar yazılımıdır..
EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;
- Yazışmaların standartlaşması,
- Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
- Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
- Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi hedeflenmektedir.
- Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir.
- Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir.
- Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir.
- Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
- Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
- Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar.
- Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir.
- Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm birimlere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
- İzne çıktığımızda görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
- Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
- Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar.
- Dijital imza ile birlikte yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır.
- Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır.
- Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
- Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
- Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
- Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
- Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
- Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.